Leadliste erstellen: Vorlage und Schritte für B2B
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Eine Leadliste ist eine Arbeitsliste für den Vertrieb: Firmen, die zu deinem Angebot passen, mit Entscheider, Kontaktweg, Kaufanlass und Status. Anders als eine reine Adressliste sagt sie dir, wen du zuerst ansprichst und warum. Die Vorlage unten zeigt die Felder, die du dafür brauchst.
Leadliste oder Adressliste?
Eine Adressliste enthält Firmen und vielleicht Ansprechpartner. Eine Leadliste geht weiter: Sie bewertet, wie gut eine Firma passt, hält fest, ob es einen aktuellen Anlass gibt, und dokumentiert, was du schon unternommen hast. Erst damit wird aus Daten eine Reihenfolge für deine Woche.
Vorlage: Die Felder einer guten B2B-Leadliste
Diese Felder haben sich bewährt. Übernimm sie in deine Tabelle oder dein CRM.
| Feld | Wozu | Beispiel |
|---|---|---|
| Firma und Domain | Eindeutige Zuordnung | Muster IT GmbH, muster-it.de |
| Branche, Größe, Region | Passung prüfen | IT-Dienstleistung, 25 Mitarbeiter, Köln |
| Ansprechpartner und Rolle | Die richtige Person | Geschäftsführung |
| Geschäftliche E-Mail, Telefon, LinkedIn | Kontaktweg | nur geprüfte Angaben |
| Kaufanlass mit Datum | Warum jetzt | Stellenanzeige Vertrieb, veröffentlicht am 2.10. |
| Quelle und Prüfdatum | Nachvollziehbarkeit | Firmenwebsite, geprüft am 21.10. |
| Passung (Score) | Reihenfolge | 0 bis 100 |
| Status | Fortschritt | Importiert, kontaktiert, im Gespräch |
| Letzte Aktion und nächster Schritt | Nachfassen | Mail 1 am 21.10., Anruf am 24.10. |
| Widerspruch | Keine erneute Ansprache | Ja oder nein |
Beispielwerte sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.
In 5 Schritten zur Leadliste
- Zielkundenprofil festlegen: Branche, Größe, Region und die Rolle, die du ansprechen willst. Ein Satz reicht.
- Firmen sammeln: aus Netzwerk, Verzeichnissen, Messen oder mit einem Werkzeug wie dem Lead Finder.
- Entscheider und Kontaktwege ergänzen: pro Firma eine Person, deren Rolle zu deinem Angebot passt, mit geprüfter Adresse.
- Kaufanlass prüfen: gibt es eine neue Stelle, einen neuen Standort, eine Finanzierung oder einen Produktstart? Datum notieren.
- Priorisieren und loslegen: sortiere nach Passung und Anlass, schreib die ersten zehn an und halte den Status fest.
Datenquellen im Vergleich
| Quelle | Stärke | Grenze |
|---|---|---|
| Eigene Recherche | Volle Kontrolle, hohe Qualität | Zeitaufwendig |
| Gekaufte Liste | Schnell, große Menge | Kein Zeitpunkt, oft nicht exklusiv |
| Datenbank im Abo | Eigene Filter, laufend gepflegt | Laufzeit und Exportgrenzen beachten |
| Qauf | Firmen mit Entscheider plus Kaufanlass | Keine Massenlisten, 10 bis 50 Firmen pro Suche |
Mehr zu gekauften Daten findest du im Ratgeber B2B Leads kaufen, mehr zu Datenbanken auf der Seite B2B-Datenbank.
Priorisieren: Passung plus Anlass
Sortiere nicht alphabetisch und nicht nach Firmengröße allein. Eine mittelgroße Firma mit frischem Anlass ist meist wertvoller als eine große ohne. Eine einfache Regel: Erst Firmen mit hoher Passung und aktuellem Anlass, dann hohe Passung ohne Anlass, dann der Rest.
In Qauf übernimmt das der Analyst Agent: Er bewertet jeden Lead mit einem Score von 0 bis 100 aus Tätigkeit, Größe, Rolle, Signal und Erreichbarkeit und ordnet ihn als HOT, WARM oder SIGNAL ein.
Excel oder CRM?
Für die ersten 50 Firmen reicht eine Tabelle. Sobald du nachfasst, Termine vereinbarst und mehrere Schritte pro Firma hast, wird ein CRM übersichtlicher. Qauf bringt das CRM mit: Kontakte, eine Pipeline mit sechs festen Phasen, Notizen und Kalender mit Google-Abgleich. Bestehende Listen importierst du als CSV oder Excel, exportieren kannst du als CSV oder im HubSpot-, Salesforce- und Pipedrive-Format.
Die Liste aktuell halten
- Prüfdatum bei jeder Änderung neu setzen.
- Unzustellbare Adressen sofort markieren, nicht stehen lassen.
- Widersprüche festhalten und die Person nicht erneut ansprechen.
- Alte Kontakte regelmäßig auf neue Anlässe prüfen.
Datenschutz: Herkunft dokumentieren
Halte fest, woher jeder Datensatz stammt und wann du ihn geprüft hast. Für die werbliche Ansprache per E-Mail, Telefon oder Fax gilt § 7 UWG, für die Datenverarbeitung die DSGVO. Lies den Wortlaut der Vorschriften selbst.
Keine Rechtsberatung. Im Einzelfall Anwalt fragen.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Leadliste?
Firma, Domain, Branche, Größe, Region, Ansprechpartner mit Rolle, geprüfte Kontaktwege, Kaufanlass mit Datum, Quelle, Prüfdatum, Score, Status und nächster Schritt.
Wie erstelle ich schnell eine qualifizierte Leadliste?
Mit einem klaren Zielkundenprofil und einem Werkzeug, das Firmen mit Entscheider liefert und Anlässe prüft. In Qauf bekommst du pro Suche 10, 25 oder 50 Firmen.
Reicht Excel oder brauche ich ein CRM?
Für den Start reicht Excel. Sobald du nachfasst und Termine planst, hilft ein CRM. In Qauf ist es inklusive, in jedem Plan.
Wie oft sollte ich die Liste aktualisieren?
Bei jeder Aktion den Status und das Prüfdatum, und regelmäßig die Anlässe. Unzustellbare Adressen sofort markieren.
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