Kostenloses CRM: Kontakte, Pipeline und Kalender ohne Monatsgebühr

Was „kostenlos“ bei CRM-Software bedeutet

Hinter dem Wort stehen drei verschiedene Modelle. Die Modelle unterscheiden sich vor allem darin, wie lange du ohne Kosten arbeiten kannst und wer sich um den Betrieb kümmert.

• Dauerhafter Gratis-Tarif: Der Anbieter stellt eine Grundversion ohne Zeitlimit bereit. Begrenzt sind meist Kontakte, Nutzer oder einzelne Funktionen.
• Kostenlose Testphase: Du nutzt den vollen Umfang für eine feste Zeit. Danach beginnt ein bezahlter Tarif, oder der Zugang endet.
• Open Source: Die Software selbst kostet nichts. Server, Updates und Sicherheit liegen aber bei dir oder bei einem Dienstleister, den du bezahlst.

Qauf gehört zur ersten Gruppe. Das CRM bleibt kostenlos, auch wenn du nie einen bezahlten Plan buchst.

Wo kostenlose CRM-Tarife meist begrenzt sind

Ob ein Gratis-Tarif im Alltag reicht, zeigt sich an wenigen Stellen. Diese sechs Fragen solltest du vor der Entscheidung beantworten können.

• Kontakte: Wie viele Datensätze darfst du anlegen, und was passiert an der Grenze?
• Nutzer: Arbeitest du allein, oder brauchen Kollegen einen eigenen Zugang?
• Pipeline: Gibt es eine Ansicht nach Verkaufsphasen, und lassen sich die Phasen anpassen?
• E-Mail: Kannst du aus dem CRM heraus senden, und landen Antworten beim richtigen Kontakt?
• Export: Kommst du mit deinen Daten jederzeit wieder heraus, etwa als CSV?
• Neue Kontakte: Hilft das CRM beim Finden neuer Kunden, oder verwaltet es nur, was du selbst einträgst?

Tabelle oder CRM: ab wann sich der Wechsel lohnt

Viele kleine Teams starten mit einer Tabelle. Das funktioniert, solange eine Person alle Kontakte im Kopf hat. Schwierig wird es, wenn mehrere Gespräche gleichzeitig laufen: Wer geantwortet hat, steht dann im Postfach, der nächste Termin im Kalender und der Stand in einer Spalte, die niemand mehr pflegt.

Ein CRM führt diese drei Stellen zusammen. Der Wechsel lohnt sich, sobald du regelmäßig nachfasst, viele Firmen parallel ansprichst oder Antworten nicht mehr sicher zuordnen kannst. Weil der Gratis-Tarif nichts kostet, ist der Versuch ohne Risiko: Die Tabelle importierst du als CSV, und als CSV kommen die Daten auch wieder heraus.

Was im Free-Plan von Qauf enthalten ist

Die Tabelle gibt die Angaben der Preisseite wieder. Laut Preisseite ist das CRM in jedem Plan inklusive; die Pläne unterscheiden sich bei Kontakten, Agent-Runs und Mobilnummern.

So arbeitest du mit dem CRM in Qauf

Jeder Kontakt hat ein Profil mit Rolle, Firma, E-Mail, Telefon, Notiz und Verlauf. Im Verlauf steht, welche Mails verschickt wurden, ob jemand geantwortet hat und wann der nächste Termin ist. Den Status änderst du mit einem Klick, in der Kanban-Ansicht auch per Ziehen mit der Maus.

Termine legst du im Kalender an und verknüpfst sie mit einem Kontakt. Mit Google Kalender gleicht Qauf Termine in beide Richtungen ab, Termine aus Calendly oder Cal.com liest es mit ein.

Das Radar beobachtet von Montag bis Freitag bis zu 30 deiner Leads mit einem Score ab 65 und meldet neue Kaufsignale, etwa eine Stellenanzeige oder eine Nachricht über die Firma.

Der Unterschied: ein CRM, das neue Kontakte bringt

Ein klassisches CRM bleibt leer, bis du es füllst. In Qauf gehören Verwalten und Finden zusammen. Mit dem Lead Finder beschreibst du deine Zielkunden in einem Satz, Qauf sucht passende Firmen mit Entscheider, bewertet sie und entwirft die erste Mail. Jeder Lead, den du übernimmst, landet als Kontakt im CRM.

Wie Suche, Bewertung und Nachfassen ineinandergreifen, zeigt die Seite Lead Management Software. Wenn du schon eine Liste hast, hilft der Ratgeber Leadliste erstellen dabei, sie sauber für den Import aufzubereiten.

Was das kostenlose CRM nicht kann

• Deals: Verkaufschancen mit Betrag und Abschlussdatum fehlen. Der Stand eines Kontakts ist seine Phase in der Pipeline.
• Phasen anpassen: Die Phasen sind vorgegeben, eigene Stufen oder mehrere Pipelines gibt es nicht.
• Aufgaben: Es gibt eine Notiz je Kontakt, aber keine Aufgaben mit Fälligkeit.
• Mehrere Nutzer: Ein Konto hat einen Zugang.
• App: Qauf läuft im Browser, auch am Smartphone. Eine App aus dem Store gibt es nicht.

Brauchst du diese Funktionen, ist ein klassisches CRM die bessere Wahl. Qauf kann davor arbeiten und Kontakte im passenden Dateiformat übergeben.

In drei Schritten starten

1. Registrieren: Konto mit E-Mail und Passwort oder mit deinem Google-Konto anlegen, ohne Kreditkarte.
2. Kontakte übernehmen: Vorhandene Kontakte als CSV oder Excel hochladen und die Spalten zuordnen. Doppelte Einträge erkennt Qauf beim Import.
3. Erste Suche: Zielkunden in einem Satz beschreiben und mit den Gratis-Runs die ersten Firmen finden lassen. Eine Suche kostet 2 Runs.

Wann sich ein bezahlter Plan lohnt

Ein bezahlter Plan lohnt sich, sobald 500 Kontakte nicht mehr reichen oder du jeden Monat neue Firmen suchen, bewerten und anschreiben willst. Nicht verbrauchte Runs verfallen mit der nächsten Verlängerung. Die Pläne kosten Solo 99, Growth 299, Pro 499, Team 899 und Agency 2.499 Euro pro Monat, zzgl. MwSt., monatlich kündbar. Inklusivmengen und Unterschiede stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen