Lead Management Software: Leads finden, bewerten und bis zum Abschluss verfolgen
Eine Lead Management Software begleitet jeden potenziellen Kunden vom ersten Kontakt bis zum Abschluss, indem sie Leads erfasst, fehlende Daten ergänzt, sie bewertet, die Ansprache unterstützt und den Stand jedes Leads festhält.
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Im B2B-Vertrieb zählt vor allem zweierlei: Kein Lead bleibt liegen, und du sprichst zuerst die an, die am besten passen. Qauf deckt das für die aktive Neukundensuche in Deutschland, Österreich und der Schweiz ab. Es findet Firmen mit Entscheider, bewertet jeden Lead von 0 bis 100, schreibt eine Sequenz aus fünf E-Mails und führt alles in einer Pipeline mit sechs Phasen. Das CRM ist in jedem Plan inklusive.
Was eine Lead Management Software leisten muss
Ein Lead ist eine Person oder Firma, die als Kunde in Frage kommt, aber noch nicht gekauft hat. Lead Management sorgt dafür, dass aus dieser Möglichkeit ein Gespräch wird und aus dem Gespräch ein Auftrag. Die Software ordnet jeden Lead einem Stand zu und zeigt, was als Nächstes zu tun ist.
Ohne festes System verteilen sich Leads auf Postfach, Tabellen und Notizen. Dann weiß niemand mehr genau, wer schon angeschrieben wurde, wer geantwortet hat und bei wem sich ein zweiter Versuch lohnt. Diese Lücke schließt eine Lead Management Software in fünf Phasen.
| Phase | Aufgabe | Darauf solltest du achten | So macht es Qauf |
|---|---|---|---|
| Erfassen | Neue Leads ins System bringen | Eigene Listen importieren und gezielt neue Firmen suchen | Import als CSV oder Excel; der Lead Finder sucht 10, 25 oder 50 Firmen pro Lauf |
| Anreichern | Fehlende Angaben ergänzen | Rolle, geprüfte E-Mail, Telefon, Firmenfakten mit Quelle | E-Mail nur nach Gültigkeitsprüfung, Mobilnummern ab dem Pro-Plan |
| Bewerten | Reihenfolge festlegen | Nachvollziehbare Kriterien statt Bauchgefühl | Analyst Agent: Score von 0 bis 100, jeder Teilwert mit Quelle |
| Ansprechen | Ersten Kontakt herstellen und nachfassen | Versand über das eigene Postfach, Freigabe vor dem Senden | Writer Agent: Sequenz aus fünf E-Mails |
| Nachverfolgen | Stand jedes Leads festhalten | Phasen, Antworten und Termine an einem Ort | Pipeline mit sechs Phasen, Antworterkennung, Kalender |
Lead Management im Outbound: wenn Leads nicht von allein kommen
Viele Programme für Lead Management sind für eingehende Anfragen gebaut. Diese Programme sammeln Kontakte aus Formularen und Newslettern, verfolgen Klicks und Seitenbesuche und vergeben dafür Punkte. Wer aktiv neue Kunden anspricht, hat diese Daten nicht. Dort beginnt Lead Management mit der Frage, welche Firmen überhaupt passen.
Für diesen Fall ist Qauf gebaut. Du nennst in einem Satz dein Angebot und deine Zielkunden. Daraus entstehen Filter für Branche, Region, Firmengröße und Rollen. Statt Klicks zählen Belege: was die Firma laut ihrer Website tut, wie groß sie ist, ob der Ansprechpartner zur Zielrolle passt und ob es in den letzten zwölf Monaten einen Anlass gab, etwa eine neue Stelle oder einen neuen Standort.
So läuft Lead Management in Qauf
- Zielkunden beschreiben: Ein Satz genügt. Der Lead Finder macht daraus Suchfilter, die du prüfst und anpasst.
- Leads finden oder importieren: Pro Suche liefert Qauf 10, 25 oder 50 Firmen mit Entscheider. Bestehende Listen lädst du als CSV oder Excel hoch. Qauf ordnet die Spalten zu und erkennt Dubletten.
- Kontaktdaten ergänzen: Eine geschäftliche E-Mail-Adresse übernimmt Qauf nur, wenn sie bei der Prüfung als gültig gilt. Wie das abläuft, steht auf der Seite B2B-E-Mail-Adressen.
- Bewerten: Der Analyst Agent vergibt jedem Lead einen Score von 0 bis 100 und nennt zu jedem Teilwert die Quelle. Ab 85 Punkten gilt ein Lead als HOT, ab 65 als WARM. Wie ein solches Punktemodell aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber Lead Scoring.
- Ansprechen: Der Writer Agent formuliert den Erstkontakt und vier Folgemails, jeweils mit Bezug auf den Anlass. Erst nach deiner Freigabe verschickt Qauf die Mails über dein eigenes Postfach, ob Gmail, Outlook oder SMTP.
- Nachfassen: Qauf prüft alle 15 Minuten, ob auf deine Mails geantwortet wurde, bei Gmail und bei Postfächern mit IMAP. Kommt eine Antwort, stoppt die Sequenz und der Lead wechselt auf „Im Gespräch“. Bei Outlook-Postfächern markierst du Antworten per Klick.
Wie schnell du auf eine Antwort reagierst, entscheidet oft über den Termin. Warum das so ist, erklärt der Ratgeber Speed-to-Lead im B2B von close one.
Die Pipeline: sechs feste Phasen
Jeder Lead steht in genau einer Phase. Die Ansicht als Kanban zeigt auf einen Blick, wo sich Leads stauen. Am Desktop ziehst du eine Karte mit der Maus in die nächste Phase, am Smartphone änderst du den Status im Kontaktprofil.
- Importiert: Der Lead ist neu im System.
- Angereichert: Kontaktdaten und Firmenangaben sind ergänzt.
- Kontaktiert: Die erste Nachricht ist verschickt.
- Im Gespräch: Es gibt eine Antwort oder einen Termin.
- Gewonnen und Verloren: Das Ergebnis steht fest.
Die Phasen sind fest vorgegeben und lassen sich nicht umbenennen. Für die meisten Abläufe in der Neukundensuche reichen sie. Wer eigene Stufen braucht, exportiert die Kontakte in ein klassisches CRM.
Lead Management Software oder CRM?
Ein CRM verwaltet Kundenbeziehungen über die ganze Laufzeit: Angebote, Aufträge, Service, oft mit mehreren Nutzern und Rechten. Eine Lead Management Software kümmert sich um die Strecke davor, also bis aus einem Lead ein Gespräch oder ein Auftrag wird. Viele Programme verbinden beides.
Qauf liegt auf der Lead-Seite und bringt die Grundlagen eines CRM mit: Kontakte, Notizen, Verlauf, Pipeline und einen Kalender, der sich in beide Richtungen mit Google Kalender abgleicht. Für diese Funktionen brauchst du keine Agent-Runs. Was das kostenlose CRM im Einzelnen umfasst, steht auf einer eigenen Seite.
Was Qauf im Lead Management nicht abdeckt
- Eingehende Leads: Qauf erfasst keine Formulare deiner Website und erkennt keine Website-Besucher.
- Deals mit Wert: Verkaufschancen mit Betrag, Wahrscheinlichkeit und Abschlussdatum gibt es nicht.
- Eigene Phasen und Aufgaben: Die sechs Phasen sind fest, Aufgaben mit Fälligkeit gibt es nicht.
- Teams: Ein Konto hat einen Zugang. Rollen und die Zuweisung von Leads an Kollegen gibt es nicht.
Deine Kontakte exportierst du jederzeit als CSV oder im Format von HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Close. So lässt sich Qauf auch vor einem bestehenden CRM einsetzen: Qauf findet, bewertet und schreibt an, das CRM übernimmt ab dem Auftrag.
Datenschutz und Herkunft der Daten
Qauf ist DSGVO-konform aufgebaut, Datenbank und Anwendung laufen auf EU-Servern in Frankfurt. Firmenfakten stammen aus öffentlichen Quellen wie der Website der Firma. In der Bewertung steht zu jeder Aussage die Quelle, was nicht belegt ist, heißt dort „Unbekannt“.
Für die werbliche Ansprache per E-Mail gilt § 7 UWG. Lies den Wortlaut, bevor du die erste Sequenz freigibst. Keine Rechtsberatung. Im Einzelfall Anwalt fragen.
Was Lead Management mit Qauf kostet
Kontakte, Pipeline und Kalender kosten in keinem Plan etwas. Bezahlt werden nur die Agent-Runs: Eine Suche kostet 2 Runs, eine Bewertung im Stapel 1 Run je angefangene 10 Leads, eine Sequenz 1 Run. Zum Start erhältst du 25 Agent-Runs und bis zu 500 Kontakte, ohne Kreditkarte.
Wer mehr braucht, wählt einen Monatsplan: Solo 99, Growth 299, Pro 499, Team 899 oder Agency 2.499 Euro, jeweils zzgl. MwSt. und monatlich kündbar. Inklusivmengen und Kontaktgrenzen je Plan stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Was ist eine Lead Management Software?
Ein Programm, das potenzielle Kunden vom ersten Kontakt bis zum Abschluss begleitet. Es erfasst Leads, ergänzt Daten, bewertet sie, unterstützt die Ansprache und zeigt den Stand jedes Leads.
Was unterscheidet Lead Management von einem CRM?
Lead Management deckt die Strecke bis zum Gespräch oder Auftrag ab. Ein CRM verwaltet die Kundenbeziehung danach weiter, oft mit Angeboten, Aufträgen und mehreren Nutzern. Qauf konzentriert sich auf die Lead-Seite und bringt Kontakte, Pipeline und Kalender als CRM-Grundlage mit.
Wie bewertet Qauf Leads?
Mit einem Score von 0 bis 100. 30 Punkte gibt es, wenn die Tätigkeit der Firma zu deinem Zielkunden passt, bis zu 15 für die Größe, bis zu 20 für die Rolle des Ansprechpartners, bis zu 25 für einen Anlass der letzten zwölf Monate und bis zu 10 für die Erreichbarkeit. Jeder Teilwert nennt seine Quelle.
Kann ich vorhandene Leads importieren?
Ja. Du lädst eine CSV- oder Excel-Datei hoch, ordnest die Spalten zu und Qauf erkennt Dubletten. Danach lassen sich die importierten Leads bewerten und anschreiben wie gefundene.
Mit welchen Postfächern funktioniert Qauf?
Gesendet wird über Gmail, Outlook oder einen eigenen Mailserver per SMTP. Antworten erkennt Qauf automatisch bei Gmail und bei Postfächern mit IMAP. Für Outlook ist die Antworterkennung angekündigt, bis dahin markierst du Antworten per Klick.
Was kostet Lead Management mit Qauf?
Kontakte, Pipeline und Kalender sind in jedem Plan kostenlos. Der Start umfasst 25 Agent-Runs und bis zu 500 Kontakte, danach beginnen die Pläne bei 99 Euro pro Monat zzgl. MwSt., monatlich kündbar.
Für wen eignet sich Qauf?
Für Gründer, kleine Vertriebsteams und Agenturen im B2B, die in Deutschland, Österreich und der Schweiz aktiv neue Kunden ansprechen. Wer vor allem eingehende Anfragen aus Formularen verwalten will, braucht ein anderes Werkzeug.
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Beschreib in einem Satz, was du verkaufst und an wen. Qauf findet passende Firmen, bewertet sie und entwirft die erste Mail. 25 Agent-Runs gratis, ohne Kreditkarte.