Simple CRM: schlank starten mit Kontakten, Pipeline und Kalender

Woran du ein einfaches CRM erkennst

„Einfach“ heißt nicht, dass Funktionen fehlen, die du brauchst. Es heißt, dass nichts im Weg steht, was du nicht brauchst. Fünf Merkmale helfen bei der Einordnung.

• Sofort nutzbar: Du legst ein Konto an, lädst deine Kontakte hoch und arbeitest. Felder, Phasen und Rechte musst du nicht erst entwerfen.
• Wenige, feste Phasen: Eine kurze Pipeline zeigt auf einen Blick, wo jeder Kontakt steht. Viele eigene Stufen wollen gepflegt werden.
• Ein Profil je Kontakt: Rolle, Firma, Kontaktwege, Notiz und Verlauf stehen an einer Stelle statt verteilt auf Postfach und Tabelle.
• Termine im selben Werkzeug: Der Kalender ist mit den Kontakten verknüpft und gleicht sich mit deinem bestehenden Kalender ab.
• Daten kommen wieder heraus: Ein Export als CSV gehört dazu, damit ein späterer Wechsel kein Projekt wird.

Fehlt einer dieser Punkte, wird auch ein CRM mit wenigen Funktionen im Alltag mühsam.

Simple CRM oder umfangreiches CRM

Beide Arten haben ihren Platz. Die Tabelle zeigt, worin sie sich typischerweise unterscheiden. Welche Art zu dir passt, hängt weniger von der Größe deiner Firma ab als davon, wie viele Personen im System arbeiten und welche Abläufe du abbilden musst.

Wie sich der CRM-Markt insgesamt verschiebt, beschreibt der Beitrag CRM-Markt 2026 von close one.

Für wen ein schlankes CRM reicht

Ein Simple CRM passt zu dir, wenn einer dieser Fälle zutrifft:

• Gründer und Selbstständige im B2B, die neben dem Tagesgeschäft verkaufen und einige hundert Kontakte im Blick behalten wollen.
• Kleine Vertriebe, in denen eine Person die Neukundensuche führt und den Stand jedes Gesprächs festhalten will.
• Umsteiger von der Tabelle, deren Liste zu groß geworden ist, um Antworten, Termine und nächste Schritte sicher zuzuordnen.
• Firmen mit einem führenden CRM, die für die Neukundensuche ein schlankes Werkzeug davorsetzen und die Ergebnisse später übergeben.

Nicht passend ist ein schlankes CRM, wenn mehrere Personen gleichzeitig mit eigenen Zugängen arbeiten müssen oder wenn Angebote, Aufträge und Service im selben System laufen sollen.

Was das Simple CRM von Qauf umfasst

Das CRM ist in jedem Plan von Qauf enthalten. Für die Funktionen in der Tabelle brauchst du keine Agent-Runs, laut Preisseite auch nicht nach Ablauf der 25 Gratis-Runs.

Der Abgleich mit Google Kalender läuft automatisch alle 15 Minuten, Buchungen aus Calendly oder Cal.com übernimmt Qauf lesend. Vor bestätigten Terminen mit einem Kontakt legt Qauf ein Briefing an: was die Firma laut Website tut, der Anlass mit Quelle, der bisherige Mailverlauf, Einstiege für das Gespräch und mögliche Einwände mit Antwort. Wie du auf Einwände reagierst, beschreibt der Ratgeber Einwandbehandlung.

So sieht ein Arbeitstag mit dem Simple CRM aus

1. Morgens: In der Übersicht stellt der Pipeline-Agent einen Tagesplan zusammen, mit den Kontakten, die heute dran sind, und den fälligen Nachfass-Mails.
2. Antworten: Antwortet jemand auf eine Mail aus Qauf, erkennt Qauf das bei Gmail und bei Postfächern mit IMAP. Die Sequenz stoppt, und der Kontakt wechselt auf „Im Gespräch“.
3. Gespräche: Nach einem Telefonat ergänzt du die Notiz und setzt die Phase. Steht ein Termin, trägst du ihn im Kalender ein und verknüpfst ihn mit dem Kontakt.
4. Abschluss: Gewonnene und verlorene Kontakte setzt du in die letzten beiden Phasen. So zeigt die Pipeline vorn nur, was noch offen ist.

Einfach heißt nicht leer: Agenten füllen das CRM

Ein klassisches CRM verwaltet, was du einträgst. In Qauf arbeiten sieben Agenten zu: Hunter, Analyst, Writer, Telefon, Pipeline, Radar und Antwort. Der Hunter sucht nach deinem Zielkundenprofil Firmen mit Entscheider, der Analyst bewertet jeden Lead von 0 bis 100, der Writer entwirft eine Sequenz aus fünf E-Mails, die du vor dem Versand freigibst, und der Telefon-Agent schreibt einen Gesprächsleitfaden. Diese Schritte kosten Agent-Runs, die Verwaltung im CRM nicht.

Jeder Lead, den du übernimmst, landet als Kontakt im CRM. Wie Suche, Bewertung und Nachfassen ineinandergreifen, zeigt die Seite Lead Management Software. Neue Firmen für dein CRM sucht der Lead Finder.

Wo das Simple CRM von Qauf aufhört

• Keine Deals mit Betrag: Wert, Wahrscheinlichkeit und Abschlussdatum einer Verkaufschance lassen sich nicht erfassen.
• Feste Phasen: Die sechs Phasen lassen sich weder umbenennen noch ergänzen.
• Eine Notiz je Kontakt: Es gibt ein Notizfeld, aber keine Liste mehrerer Notizen mit Datum und keine Aufgaben mit Fälligkeit.
• Ein Zugang: Ein Konto hat einen Zugang. Rollen, Rechte und die Zuweisung von Kontakten an Kollegen gibt es nicht.
• Keine eigenen Felder und Schlagworte: Die Felder des Kontaktprofils sind vorgegeben.
• Keine Schnittstelle: Eine öffentliche API oder eine direkte Synchronisation mit anderen CRM gibt es nicht, der Austausch läuft über Dateien.

Am Smartphone nutzt du Qauf im Browser. Karten in der Pipeline lassen sich dort nicht ziehen, den Status setzt du im Kontaktprofil.

Was das Simple CRM kostet

Das CRM kostet in keinem Plan extra. Im Free-Plan für 0 Euro, laut Preisseite „Für immer kostenlos“, verwaltest du bis zu 500 Kontakte und erhältst einmalig 25 Agent-Runs, ohne Kreditkarte. Was der Free-Plan im Einzelnen enthält, beschreibt die Seite Kostenloses CRM.

Bezahlte Pläne bringen mehr Kontakte und monatliche Agent-Runs: Solo 99, Growth 299, Pro 499, Team 899 und Agency 2.499 Euro pro Monat, zzgl. MwSt., monatlich kündbar. Alle Inklusivmengen stehen auf der Preisseite. Deine Daten liegen auf EU-Servern in Frankfurt, Qauf ist DSGVO-konform aufgebaut.

Häufige Fragen